KI-Telefonassistent für Hotels & Unterkünfte

Für Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen, Hostels und andere Unterkünfte – überall dort, wo Gäste anrufen, Buchungen anfragen oder Informationen brauchen.

Automatische Telefonannahme – damit kein Gast ungehört bleibt

Hotels, Pensionen und Ferienwohnungen erhalten Anfragen rund um die Uhr – Reservierungsanfragen, Fragen zur Verfügbarkeit, Check-in-Zeiten, Sonderwünsche. Gerade in kleinen und mittelgroßen Häusern ist die Rezeption nicht immer besetzt, und jeder unbeantwortete Anruf ist eine potenzielle Buchung die woanders landet. Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe automatisch entgegen, beantwortet häufige Fragen, erfasst Buchungsanfragen und leitet alles strukturiert an dich weiter – rund um die Uhr, auch wenn niemand an der Rezeption ist. Vollständig DSGVO-konform, Einrichtung komplett durch uns.

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Gast ruft an

Der Assistent nimmt sofort ab – auch nachts, am Wochenende oder wenn die Rezeption gerade besetzt ist.

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Anfrage wird erfasst

Anreisedatum, Zimmerwunsch, Aufenthaltsdauer und Sonderwünsche werden strukturiert aufgenommen.

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Weiterleitung oder Buchung

Buchungsanfragen werden an dich weitergeleitet oder auf Wunsch direkt in dein System eingetragen.

Und während der Assistent telefoniert – läuft die Dokumentenablage mit.

Neben der Telefonassistenz verarbeitet das System auf Wunsch auch eingehende Dokumente automatisch – Lieferantenrechnungen, Buchungsbestätigungen und Abrechnungen werden erkannt, extrahiert und sauber abgelegt. Gerade wenn du ein kleines Team hast, spart das täglich wertvolle Zeit im Backoffice.

📥 Erkennung

Rechnungen, Lieferscheine etc. werden automatisch aus E-Mails erkannt.

📃Extraktion

Betrag, Datum, Lieferant usw. werden automatisch übernommen.

🗂️ Ablage

Alles wird sortiert abgelegt – jederzeit auffindbar, buchhalterisch vorbereitet.

So funktioniert es

✔ Anrufe werden automatisch angenommen
Digitale Assistenten beantworten Anfragen zu Verfügbarkeit, Preisen oder Check-in-Zeiten und sammeln alle wichtigen Infos. Kein Gast geht verloren – auch außerhalb der Öffnungszeiten.

✔ Buchungsanfragen werden organisiert
Anfragen werden strukturiert aufgenommen und direkt an Ihr System oder Team weitergegeben. Weniger Hin- und Her-Telefonate, klarere Abläufe.

✔ 24/7 erreichbar für Gäste
Auch nachts oder bei hoher Auslastung bleibt Ihr Haus erreichbar. Gäste erhalten sofort Antworten oder Rückruf-Optionen.

✔ Weniger Stress an der Rezeption
Dein Team wird nicht ständig unterbrochen und kann sich besser um Gäste vor Ort kümmern.

✔ Mehr Bewertungen und bessere Sichtbarkeit
Nach dem Aufenthalt können Gäste automatisch freundlich um eine Bewertung gebeten werden. Mit unserer digitalen Grundausstattung wird Deine Unterkunft außerdem besser online gefunden.

Volle Buchungskalender, weniger Telefonchaos.

Eine Investition in deinen Betrieb

Verpasste Buchungsanfragen oder unbeantwortete Anrufe kosten schnell mehrere Nächte Umsatz im Jahr.
Wenn jede Anfrage aufgenommen wird und Gäste sofort eine Antwort bekommen, rechnet sich eine gute Lösung oft schneller als gedacht.

✓ 24/7 erreichbar

✓ Keine Krankheit, kein Urlaub, keine Ausfälle

✓ Sofort einsatzbereit

✓ Gleichbleibende Qualität

✓ Alle Infos automatisch dokumentiert

Lass uns gemeinsam schauen, ob es für dich passt

Jeder Betrieb ist anders. Deshalb sprechen wir zuerst ganz in Ruhe über deine Situation und zeigen, wo wir sinnvoll helfen können – unverbindlich und ohne Druck.

Wenn es passt, kommen wir auch gern persönlich vorbei und erklären alles verständlich.
So kannst du selbst entscheiden, ob und wie du starten möchtest.

Fabian Becker
Gründer von Kontor Digital

Fragen & Antworten

Kann der Assistent auch Zimmeranfragen und Verfügbarkeiten beantworten?

Ja. Wir statten den Assistenten mit den Informationen aus die deine Gäste am häufigsten nachfragen – Zimmertypen, Preise, Verfügbarkeiten für bestimmte Zeiträume, Frühstücksangebot, Parkmöglichkeiten und mehr. Für Buchungen die eine direkte Prüfung erfordern, erfasst er die Anfrage und du meldest dich gezielt zurück.

Ich habe Interesse – wie läuft das in unserem Haus ab?

Wir kommen gerne persönlich vorbei – zu einem Zeitpunkt der für dich passt, auch außerhalb des laufenden Betriebs. Wir schauen uns gemeinsam an, zu welchen Zeiten die meisten Anfragen eingehen, welche Fragen Gäste am häufigsten stellen und wo aktuell Anfragen verloren gehen. Danach richten wir alles vollständig im Hintergrund ein. Dein Team muss nichts umstellen – der Assistent läuft einfach mit.

Was passiert mit Anrufen nachts oder in der Nebensaison?

Genau da liegt der größte Vorteil. Gäste die abends oder nachts anrufen – oft von einer anderen Zeitzone aus oder einfach weil sie dann Zeit haben – erreichen sofort jemanden statt auf eine Mailbox zu sprechen. Der Assistent erfasst alle Informationen und du findest morgens eine strukturierte Zusammenfassung vor.

Funktioniert das auch für kleinere Pensionen oder Ferienwohnungen?

Gerade für kleinere Betriebe lohnt es sich besonders. Wer alleine oder mit einem kleinen Team arbeitet, kann nicht immer erreichbar sein – und trotzdem keinen Gast verlieren. Der Assistent ist die Lösung dazwischen: professionell erreichbar, ohne dass du rund um die Uhr ans Telefon musst.

Noch weitere Fragen?

Kein Problem – wir beantworten sie gerne persönlich.

Können Gäste den Assistenten als unpersönlich empfinden?

Das Gegenteil ist oft der Fall: Gäste schätzen es, sofort jemanden zu erreichen – statt auf eine Mailbox zu sprechen oder gar nicht durchzukommen. Die Stimme klingt natürlich und die Gesprächsführung ist freundlich und professionell. Und das Wichtigste: Wir weisen Gäste transparent darauf hin, dass sie mit einem digitalen Assistenten sprechen.

Ersetzt der Assistent eine Rezeptionskraft?

Für viele Hotels und kleinere Unterkünfte übernimmt der Assistent genau die Aufgaben die sonst eine zusätzlich besetzte Rezeption erfordern würden – Anfragen entgegennehmen, Verfügbarkeiten kommunizieren, Buchungswünsche erfassen. Dein Team konzentriert sich auf den persönlichen Empfang und die Betreuung der Gäste vor Ort. Die Arbeit die wirklich einen Menschen braucht, bleibt beim Menschen.