KI-Telefonassistent für Immobilienbetriebe

Für Immobilienmakler und Hausverwaltungen – dort, wo viele Interessenten anrufen, Rückfragen entstehen und schnelle Reaktionen entscheidend sind.

Automatische Telefonannahme – kein Interessent geht mehr verloren

Immobilienmakler und Hausverwaltungen kennen das Problem: Interessenten rufen abends oder am Wochenende an – genau dann wenn man beim Besichtigungstermin ist oder einfach nicht mehr ans Telefon geht. Wer nicht sofort erreichbar ist, verliert den Interessenten an die Konkurrenz. Der KI-Telefonassistent nimmt Anrufe automatisch entgegen, qualifiziert Anfragen, erfasst Kontaktdaten und Suchprofil und sorgt dafür dass keine Anfrage verloren geht – zu jeder Tages- und Nachtzeit. Vollständig DSGVO-konform, Einrichtung komplett durch uns.

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Interessent ruft an

Der Assistent nimmt sofort ab – auch abends, am Wochenende oder während einer laufenden Besichtigung.

2

Anfrage wird qualifiziert

Kaufinteresse oder Miete, Budget, Lage und Zeitrahmen werden strukturiert erfasst und weitergeleitet.

3

Termin oder Rückruf wird vereinbart

Besichtigungstermine können direkt gebucht werden – oder der Interessent erhält einen Rückruftermin.

Und während der Assistent telefoniert – läuft die Dokumentenablage mit.

Parallel dazu verarbeitet das System auf Wunsch eingehende Dokumente automatisch – Exposee-Anfragen, Mieterunterlagen und Abrechnungen werden erkannt, extrahiert und sauber abgelegt. Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Zeit für Ihre Kunden.

📥 Erkennung

Dokumente werden automatisch aus E-Mails erkannt.

📃Extraktion

Beträge, Datum usw. werden automatisch übernommen.

🗂️ Ablage

Alles wird sortiert abgelegt – jederzeit auffindbar, buchhalterisch vorbereitet.

So funktioniert es

✔ Interessenten werden automatisch vorqualifiziert
Der Telefonassistent führt Erstgespräche, fragt Budget, Kaufabsicht oder Anliegen ab und sammelt alle Infos.
Makler sprechen nur noch mit ernsthaften Interessenten – Hausverwaltungen bekommen strukturierte Anfragen statt Telefonchaos.

✔ Sofort reagieren – mehr Abschlüsse
Interessenten erhalten direkt eine Antwort, Rückruf oder Terminoption.
Wer zuerst reagiert, bekommt oft den Zuschlag – und kein Kontakt geht verloren.

✔ Termine und Besichtigungen werden organisiert
Besichtigungstermine oder Rückrufe werden automatisch vorgeschlagen und bestätigt.
Weniger Hin- und Her-Telefonate, klarere Kalender.

✔ Mehr Ruhe im Alltag
Wiederkehrende Fragen zu Objekten, Mietanliegen oder Dokumenten werden automatisch aufgenommen und sortiert.
Dein Team arbeitet strukturierter und konzentrierter.

✔ Klare Übersicht über alle Anfragen
Alle Gespräche werden zusammengefasst und dokumentiert – keine verlorenen Interessenten, keine vergessenen Rückrufe.

Weniger Zeit mit unqualifizierten Anfragen – mehr Zeit für echte Geschäfte.

Eine Investition in deinen Betrieb

Ein verpasster Interessent oder eine zu späte Antwort kann schnell einen fünfstelligen Abschluss kosten.
Wenn jede Anfrage aufgenommen wird und du schneller reagieren kannst, rechnet sich eine gute Lösung oft schneller als gedacht.

✓ 24/7 erreichbar

✓ Keine Krankheit, kein Urlaub, keine Ausfälle

✓ Sofort einsatzbereit

✓ Gleichbleibende Qualität

✓ Alle Infos automatisch dokumentiert

Lass uns gemeinsam schauen, ob es für dich passt

Jeder Betrieb ist anders. Deshalb sprechen wir zuerst ganz in Ruhe über deine Situation und zeigen, wo wir sinnvoll helfen können – unverbindlich und ohne Druck.

Wenn es passt, kommen wir auch gern persönlich vorbei und erklären alles verständlich.
So kannst du selbst entscheiden, ob und wie du starten möchtest.

Fabian Becker
Gründer von Kontor Digital

Fragen & Antworten

Kann der Assistent Interessenten auch vorqualifizieren?

Ja – und das ist einer der größten Vorteile. Der Assistent stellt gezielte Fragen zu Kaufabsicht oder Mietsuche, Budget, gewünschter Lage und Zeitrahmen. So hast du beim Rückruf bereits alle relevanten Informationen und kannst gezielt auf den Interessenten eingehen statt von vorne anzufangen.

Ich habe Interesse – wie läuft das bei einem Immobilienbüro ab?

Wir kommen gerne bei dir im Büro vorbei. Gemeinsam schauen wir uns an, wann und wie Anfragen bei euch eingehen, welche Fragen Interessenten am häufigsten stellen und wo aktuell Zeit verloren geht. Danach richten wir alles vollständig im Hintergrund ein – ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs. Auch nach dem Start stehen wir jederzeit für Anpassungen zur Verfügung.

Was passiert mit Anfragen, die abends oder am Wochenende eingehen?

Der Assistent nimmt diese Anrufe genauso entgegen wie tagsüber – rund um die Uhr, auch an Feiertagen. Du erhälst danach eine strukturierte Zusammenfassung und kannst den Interessenten am nächsten Werktag gezielt zurückrufen. Der Interessent hat das Gefühl sofort gehört zu werden – das ist ein entscheidender Vorteil gegenüber Wettbewerbern, die einfach nicht erreichbar sind.

Funktioniert das auch für Hausverwaltungen mit vielen Mietern?

Ja, gerade für Hausverwaltungen ist der Einsatz besonders effizient. Häufige Mieteranfragen wie Heizungsausfall, defekte Geräte oder Fragen zu Nebenkosten werden strukturiert erfasst und nach Dringlichkeit sortiert weitergeleitet. Echte Notfälle erreichen euch sofort – Routineanfragen landen gesammelt in der Inbox.

Noch weitere Fragen?

Kein Problem – wir beantworten sie gerne persönlich.

Ersetzt der Assistent eine Assistenzkraft?

In vielen Maklerbüros und Hausverwaltungen übernimmt der Assistent Aufgaben die sonst eine zusätzliche Person erfordern würden – Interessentenanfragen entgegennehmen, vorqualifizieren, Rückrufe organisieren. Dein Team konzentriert sich auf Besichtigungen, Beratung und Abschlüsse. Die Arbeit die wirklich einen Menschen braucht, bleibt beim Menschen.